Je weet wat RPA is en wat het kan betekenen voor u en uw organisatie maar hoe start je nu met RPA?
Een goed proces ziet er als volgt uit:
1. Identificatie fase
2. Ontwerp fase
3. Implementatie fase
4. Introductie fase
5. Ondersteuning
Elk van deze is cruciaal voor succesvolle automatisatie. Laten we kort overlopen wat ieder van deze fases inhoud.
1. Identificatie fase
Eerst moet je identificeren wat er geautomatiseerd kan worden en wat de impact is van de automatisatie op uw organisatie en werknemers. We starten gewoonlijk met het oplijsten van repetitieve taken die gedaan worden door werknemers binnen de organisatie, samen met de frequentie, gespendeerde tijd en prioriteit van de taak. Vervolgens analyseren we de complexiteit van iedere taak en maken een schatting van de implementatie kosten. Ten slotte sorteren we de lijst van taken gebaseerd op maximale impact voor minimale implementatie kost.
2. Ontwerp fase
Nadat we de eerste taken geïdentificeerd hebben om te automatiseren, ontwerpen we de automatisaties en het dashboard waar je een overzicht vindt van alle informatie en KPI’s gerelateerd aan de lopende taken kan monitoren. Deze fase zorgt ervoor dat alles duidelijk wordt over wat er zal gebeuren en dat je de juiste tools ter beschikking hebt om de prestaties te verifiëren.
3. Implementatiefase
We starten met het implementatie werk. Deze fase kan enkele dagen tot enkele maanden duren afhankelijk van de te automatiseren processen. Tijdens de implementatie worden de automatisatie uitvoerig getest in een veilige omgeving.
4. Introductie fase
Een cruciale stap is het introduceren van de automatisatie in uw organisatie. Werknemers moeten geïnformeerd zijn en achter de automatisaties staan. Wij zorgen ervoor dat iedereen weet wat er gebeurt en waarom, zo verloopt de introductie vlot en zullen er automatisch verbeteringen en verdere automatisatie vanuit het personeel zelf naar boven gebracht worden. Hier passen we de laatste gedragspsychologie toe om dit zo vlot als mogelijk te laten gebeuren. Tijdens deze fase worden de robots uitvoerig gemonitord om zeker te zijn dat alles goed verloopt.
5. Ondersteuning
Net zoals je werknemers blijft ondersteunen nadat ze georiënteerd zijn blijven wij onze robot ondersteunen vanaf ze voor u werken. Verandering is onvermijdbaar: gebruikersomgevingen zullen veranderen, de bedrijfsprocessen worden mogelijks aangepast en dit wil zeggen dat er dingen fout kunnen lopen. Wij helpen je hier doorheen en zorgen ervoor dat de robot hun taken kunnen blijven uitvoeren.
Na de eerste succesvolle introductie van geautomatiseerde taken kunnen er extra taken geïmplementeerd worden zolang je er hebt, de robots werken sowieso 24/7.
Wij zijn benieuwd naar jullie gedachten, twijfels en problemen! Voel u vrij om ons te contacteren voor een vrijblijvend gesprek.