Vastgoedondernemingen en syndici worden dagelijks geconfronteerd met grote hoeveelheden aan informatiestromen die verwerkt moeten worden. Zo worden er wekelijks nieuwe huurcontracten opgesteld en afgesloten; dagelijks komen er facturen en boekingen binnen van aannemers en banken. Dat zijn allemaal mogelijke toepassingen waar RPA kan helpen in de vastgoed sector. Dit vergt veel tijdsintensieve inspanningen voor eenvoudig routineus werk waarbij er weinig tot geen uitzonderingen aan te pas komen.
Desondanks worden er dagelijks vermijdbare, menselijke fouten gemaakt met mogelijks grote gevolgen voor de gang van het bedrijf. Dit is echter één van de grootste pijnpunten binnen deze sector waar een goede brand image een enorm concurrentieel voordeel kan bieden. Bij de verkoop van een eigendom of een verwerking van een inkomende klacht is het namelijk uiterst belangrijk dat de klant gesoigneerd wordt en het gevoel krijgt dat hij gewaardeerd wordt. Dit is echter niet makkelijk te verwezenlijken indien men meer tijd spendeert aan routineuze, administratieve taken dan aan de klant zijn/haar aankoop of klacht.
Maar, de vraag is nu natuurlijk: “Hoe kan ik meer tijd vrijmaken voor mijn klanten?” of anders gezegd: “Hoe maak ik de administratieve processen zo efficiënt mogelijk?
We kunnen dit echter eenvoudig oplossen door software robots in te zetten die menselijke handelingen exact kunnen nabootsen volgens de gevolgde methode aan een fractie van de tijd en kost. Hierdoor worden werknemers ontlast van manuele, repetitieve taken waardoor tijd vrijkomt voor wat in deze sector echt telt, namelijk het menselijk contact. Terwijl u potentiële huurders rondleidt in een huis, wordt het huurcontract opgesteld door onze robot volgens uw wensen.
Om dit alles te verwezenlijken maken wij gebruik van RPA of Robotic Process Automation. Deze technologie is volledig Python-based en op maat gemaakt. Doordat manuele taken voortaan automatisch verlopen, kan je rekenen op een efficiëntiewinst van 35-50%, een besparing van wel 25-50% en 100% nauwkeurigheid. En dat allemaal met een return on investment van 6 tot 12 maanden. Klinkt bijna te mooi om waar te zijn, toch? Toch is het zo!
Hieronder worden 6 specifieke toepassingen van RPA binnen de vastgoed-/syndicimarkt besproken waar eigenlijk elk bedrijf gebruik van kan maken.
1. Aanmaken van huurcontracten
2. Facturen boeken
Bij Ad Astra Industries bieden wij niet enkel RPA aan maar ook Document Processing. Dit laatste houdt in dat wij de nodige informatie kunnen halen uit digitale facturen. Aangezien u als syndicus meestal samenwerkt met uw vaste aannemers zijn deze facturen telkens hetzelfde naargelang de aannemer. Hierdoor kunnen wij de robot zo instellen dat hij de gewenste informatie hieruit haalt en doorgeeft aan uw boekhoudsysteem.
Wanneer een syndicus een opdracht geeft aan een aannemer om onderhoudswerken uit te voeren, stelt de robot dit in het systeem in. Bij aankomst van de factuur na een bepaalde periode update de robot het systeem zodat het bedrag hieraan toegevoegd wordt. Vervolgens volbrengt de robot de nodige boekingen na een korte check van één van uw werknemers. Op de lange termijn zal dit u een hoop tijd en fouten besparen.
3. Bankoverschrijvingen boeken
Wekelijks worden syndici overladen met bankafschriften die moeten geboekt worden in het systeem zodat
alles bijgehouden wordt. Dit is heel routineus en simpel werk dat veel tijd vergt. Daardoor kan robotisering van dit proces u een hele hoop tijd en geld besparen zonder fouten te maken. Zo moeten de overschrijvingen niet meer per
post ontvangen worden maar volstaat de digitale versie. De robot leest de overschrijving in, hij ziet over welk gebouw het gaat, welke persoon hoeveel betaald heeft voor een bepaalde opdracht. Indien er hier toch uitzonderingen voorkomen dan meldt de robot dit ogenblikkelijk. Zo kunt u voor dit arbeidsintensief proces 90% tijd besparen en spenderen aan andere zaken.
4. Leegstanden
De robot verzamelt het eindinspectierapport en vergelijkt de informatie met de database van het bedrijf. Indien de gegevens correct zijn, beëindigd de robot net zoals een medewerker zou doen, de overeenkomst met het nutsbedrijf. Vervolgens meldt de robot de eigendom aan bij het nutsbedrijf. Dit proces wordt opgeslagen en komt in de database terecht.
Omgekeerd is de robot ook in staat om leegstand van een eigendom af te melden bij een nutsbedrijf. Tijdens het overlezen van de mailbox kan de robot een mail lezen met de opdracht tot een afmelding bij een nutsbedrijf. De robot navigeert dan naar het portaal van het nutsbedrijf en meldt de eigendom vervolgens af van leegstand. Tenslotte archiveert hij de opnamestaat.
5. Meterstanden
Iedere maand moet iemand de meterstanden in gebouwen opnemen en opslaan in Excel. Dit kan onze robot niet voor u doen. Wat de robot echter wel kan, is aanmelden op het platform van de energie-/waterleverancier en de nodige informatie halen uit het Excel bestand waar de gegevens oorspronkelijk werden genoteerd. Hierna kopieert en plakt de robot de meterstanden van het Excel bestand naar het platform zonder één enkele typefout.
6. Mailbox archiveren
Vaak oefenen medewerkers in hun mailbox bepaalde patronen uit. Zo worden verschillende taken in verschillende mappen opgeslagen om een overzicht te bewaren. Onze robots zijn capabel om de mails te onderscheiden op basis van bepaalde criteria. Zo kunnen proactief bepaalde taken, zoals huuropzeggingen, plattegronden en huurcontracten automatisch gearchiveerd, gestart en uitgevoerd worden door de robots.
Naast deze 6 specifieke toepassingen zijn er nog tal van mogelijkheden om processen te automatiseren volgens uw wensen. Deze opportuniteiten zullen ongeacht naar boven komen tijdens het RPA introductie proces.
Contacteer ons of boek gerust een gesprek met ons, dan kijken we samen naar hoe we het werk zoveel mogelijk kunnen verlichten.