De accounting-afdeling staat onder druk. Er is veel werk, misschien zelfs té veel werk. Wanneer we onder de motorkap kijken van deze afdeling, zien we dat het stuk voor stuk gaat over processen die niet noodzakelijk beroep hoeven te doen op een creatief menselijk brein. Echter zijn het vaak net die processen die enorm veel energie zuigen. Hierdoor blijft er minder cognitieve capaciteit over voor de taken waar die “human touch” onmisbaar is zoals klantencontact en advies.
Je kan deze processen natuurlijk niet zomaar elimineren, want ze zijn toch cruciaal voor de dagdagelijkse werking van de organisatie… Dus wat kan je doen om meer cognitieve ruimte vrij te maken binnen jouw accountancy afdeling?
Het antwoord kan wel eens liggen binnen “RPA”.
RPA is de afkorting voor Robotic Process Automation. Deze technologie maakt het mogelijk om in een fractie van de tijd en kost, de accountant mentaal te ontlasten. In essentie voert een digitaal robotje al de processen uit zonder dat er menselijke actie bij te pas komt.
Doordat manuele taken voortaan automatisch verlopen, kan je rekenen op een efficiëntiewinst van 35-50% en een besparing van wel 25-50%.
Daarnaast worden mensen ontlast van de taken die energie zuigen. Hierdoor blijft er meer tijd en mentale ruimte over voor de zaken waarin jouw bedrijf zich kan onderscheiden van concurrenten. Verder kunnen verwerkingstijden gehalveerd worden met een verdubbeling van ROI.
De processen die aan de cognitieve capaciteit van uw werknemers vreten worden sneller en accurater uitgevoerd + De werknemer heeft meer tijd voor écht impactvol werk.
Hieronder bespreken we 9 specifieke specifieke toepassingen van RPA binnen accountancy waar elk bedrijf vandaag de aandacht op zou moeten vestigen.
1. Onboarding en onderhoud van leveranciers
Het verzamelen van documenten en data om een leverancier te erkennen als goedgekeurde partij vergt veel tijd. Meestal dienen er dan nog een hele reeks aan manuele handelingen uitgevoerd worden waarbij data uit verschillende software pakketten en programma’s samengevoegd en bewerkt moet worden. Een RPA robot kan de verzameling, invoer en verwerking van heel wat van deze data op zich nemen.
Hetzelfde geldt voor het kwalificeren, goedkeuren en contracteren van leveranciers, aankopen te doen en betalingen op tijd te laten doorgaan.
2. Account Receivable en vendor portal queries
Meer en meer bedrijven introduceren een eigen zelfbediening webportaal waarop informatie teruggevonden kan worden over bestellingen, facturen, bonnen, status updates en meer.
Het beheren en nagaan van al deze verschillende portalen met een hoop manuele stappen om facturen in te dienen zodat u betaald kan worden, is een omslachtig proces. Een RPA robot kan zich inloggen op deze portalen op vooraf geplande tijdstippen (of wanneer een andere taak of systeem van een losstaande workflow de actie triggert), de nodige informatie en documenten verzamelen en deze indienen op het portaal.
3. Onboarding en onderhoud van klanten
Bij het onboarden van klanten hoort het up-to-date houden van het CRM-systeem. Daarnaast moet er voldaan worden aan heel wat regelgevingen (wordt er voldaan aan inhoudingsplicht, …) en ervoor zorgen dat de klant begrijpt welke diensten beschikbaar zijn voor hem. Dit zijn een hele reeks aan manuele handelingen die kunnen opnieuw geautomatiseerd worden.
4. Accounts Payable
Het verwerken en nagaan van transacties tussen het bedrijf en zijn leveranciers. Hiervoor moet er vaak belangrijke data verzameld en ingevoerd worden in het bedrijf zijn financiële en/of boekhoudkundige systemen. Vervolgens wordt deze data via een specifiek bedrijfsproces verwerkt. Dit hele proces is vrij eenvoudig maar kan zeer vervelend zijn. Voor het vermijden van menselijke fouten tijdens het invoeren van de data, het verliezen van facturen en dubbele facturen in het systeem kan een RPA robot ingezet worden om deze last te dragen.
5. Prijsvergelijkingen
Om offertes van klanten op te stellen moet u mogelijk grote prijslijsten van leveranciers doorlopen om prijzen te vergelijken en de beste te bepalen. Een RPA robot kan dit in een fractie van de tijd voor u doen.
6. Verwerking van verkoop en inkooporders
Orders plaatsen bij een leverancier voor een bepaald product of een bepaalde dienstverlening en het ontvangen van bestellingen. Beiden kunnen resulteren in een complexe ketting van communicatie doorheen diverse afdelingen binnen de onderneming. Deze ketens van handelingen worden bovendien gekenmerkt door een heleboel manuele stappen, dewelke voor onoverkomelijke inefficiënties leiden en beter door een RPA robot uitgevoerd zouden worden.
7. Collections
Jammer genoeg betaalt niet iedereen zijn facturen op tijd, de opvolging van achterstallige facturen kan verlicht worden door te plannen dat een RPA robot enkele van deze taken uitvoert.
8. Rapport aggregatie
Financiële data aggregatie kan een moeilijke taak zijn, data verzamelen van verschillende onverenigbare bronnen en platformen. Wanneer deze taak geautomatiseerd wordt, kan dit proces veel vlotter en betrouwbaarder worden uitgevoerd. Daardoor wordt de rapportering transparanter en accurater.
9. Dagboek posten
Het invoeren van dagboek posten in het ERP systeem of systemen is waarschijnlijk een van de meest voorkomende en tijdrovende processen in de afdeling boekhouding. Dit kan vooral veel stress opleveren tegen de maandelijkse afsluitingen. Opnieuw kan een correct geïntegreerde RPA robot zorgen voor een enorme opluchting tijdens deze periodes door een deel van het werk op zich te nemen.
Naast deze generieke toepassingen van RPA zijn er ongetwijfeld specifieke cases binnen uw onderneming afhankelijk van de gehanteerde bedrijfsprocessen en gebruikte ERP systemen. Deze zullen ongeacht naar boven komen tijdens het RPA introductie proces.
Contacteer ons gerust of boek een call met ons, dan kijken we samen naar hoe we het werk zoveel mogelijk kunnen verlichten.